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I. Constituez votre carnet d'adresse et diffusez vos communiqués à vos contacts :

Constituez votre carnet d'adresse et vous pourrez prévenir vos contacts de la mise en ligne de vos informations.
Il pourront alors y accéder sur le site et l'archiver sur leur espace personnel.
Vous pouvez aussi les prévenir en avant première afin d'instaurer un délai entre l'envoi à vos contacts et la publication sur le site.
Par exemple en choisissant "diffusez en avant première" dans "2 jours" à une sélection de contacts que vous aurez préalablement ajoutés dans votre espace personnel, ils recevront tout de suite l'information et elle sera mise en ligne automatiquement dans 48h.

II. Comment rédiger un communiqué de presse :

1. L'importance du contenu

Comme pour un site web, le contenu est prioritaire. Tandis que vous rédigez votre communiqué de presse, gardez à l'esprit la cible à laquelle vous voulez vous adressez. En même temps, gardez à l'esprit qu'une partie de cette cible peut être un éditeur, un rédacteur ou un journaliste.
Il est important de savoir que ces individus, s'ils aiment votre "histoire", la publieront, vous donnant ainsi une visibilité supplémentaire.

Assurez-vous que le premier paragraphe de votre communiqué de presse répond aux plus importantes questions telles que : Qui, Quoi, Quand, Où et Pourquoi ? Vous ne disposez que d'une seule phrase (ou deux maximum) pour ne pas perdre le journaliste qui va vous lire (le chapeau).

Le contenu de votre communiqué de presse doit être précis et faciliter la lecture. Un communiqué de presse bien écrit ne doit pas être un roman. Souvenez-vous que l'objectif d'un communiqué de presse est de séduire le lecteur ou le journaliste pour l'inciter à prendre contact avec vous pour de plus amples informations (ou le conduire vers votre site web). Vous n'avez pas besoin d'écrire l'historique complet de votre société. En réalité, les plus courts communiqués de presse (entre 175 et 300 mots) sont certainement ceux qui produisent le maximum de visibilité, s'ils sont bien rédigés. Pourquoi ? Parce que beaucoup de journalistes recherchent de courtes informations, mais néanmoins pertinentes, pour remplir un espace dans un journal, un magazine ou un site web. N'avez-vous jamais observé des brèves, sur le côté d'un magazine, ou en bas de page d'un site web ?
C'est de communiqués de presse qu’ils proviennent la plupart du temps.

Un communiqué de presse soigneusement écrit et informatif vous assurera l'attention des journalistes.
Prenez votre temps et mettez toutes les chances de votre côté.

2. La grammaire et l'orthographe

Assurez-vous que votre communiqué de presse a été lu, relu et corrigé avant sa publication. Un communiqué de presse rempli de fautes fera indubitablement fuir les journalistes ou les éditeurs. De plus, un tel communiqué de presse nuira à l'image de votre société. Vous devez traquer toutes les erreurs. Bien que les meilleurs rédacteurs puissent aussi occasionnellement faire des fautes, vous devez lire, relire votre communiqué de presse afin de réduire votre probabilité d'erreurs. Imprimez votre communiqué de presse pour être plus à l'aise dans sa relecture. Faites-le relire également à l'un de vos collaborateurs. Deux paires d'yeux valent souvent mieux qu'une. Attendez ensuite le lendemain et relisez-le encore une fois. Vous ne vous imaginez pas comme une nuit peut avoir de l'influence lorsque vous écrivez. Frais et dispos, assurez-vous que votre communiqué de presse traduise bien ce que vous vouliez mettre en avant. Lorsque tout est vérifié, il est temps de le publier.

3. La fréquence de publication

A quelle fréquence dois-je publier mes communiqués de presse ? Il n'y a pas de règle établie, tout dépend de la nouveauté de vos informations.
En règle générale, on observe couramment des fréquences de publication pour la même société allant de 1 à 2 fois par mois.

Les sociétés sont en perpétuel mouvement. Le management change, les produits changent, les services changent... N'avoir rien à écrire sur une société est rare. N'avez-vous pas un nouveau service à promouvoir ? N'avez-vous pas une offre promotionnelle à venir sur laquelle communiquer ? N'avez-vous pas embauché du personnel qualifié récemment ou un nouveau directeur commercial ? N'avez-vous pas importé un produit qu'aucun de vos concurrents ne vend ? Ne participez-vous pas à un événement spécifique de votre activité (ou création) ? N'avez-vous pas signé un accord de partenariat permettant à votre entreprise de consolider, de développer ses services ?

4. Un langage et des mots adaptés

Un communiqué de presse bien écrit signifie qu'il a été rédigé pour que tout le monde puisse le comprendre. Évitez d'utiliser des phrases alambiquées et/ou métaphoriques, les redondances, le suremploi d'adjectifs... Les utilisations de ce type ne feront que perturber votre lectorat qui se détachera de votre histoire. Eviter autant que faire se peut le jargon propre à votre activité. Votre objectif est de communiquer une information et de parler dans un langage ordinaire. Si vous devez employer un jargon trop spécifique dans votre communiqué de presse, celui-ci risque de ne pas être retenu et un autre communiqué de presse, plus lisible et compréhensible vous volera la vedette.

Si un éditeur/journaliste vous contacte, il est probablement un peu familier de votre activité. C'est à ce moment que vous pouvez déployer votre jargon professionnel. Un communiqué de presse doit être relativement basique dans le vocabulaire employé.
Gardez vos termes spécifiques pour les contacts éventuels.

5. La permission de reproduction

Lorsque vous écrirez votre communiqué de presse, assurez-vous d'avoir toutes les autorisations nécessaires pour reproduire une citation d'un individu, comme pour les témoignages par exemple. C'est extrêmement important. Ne pas avoir les autorisations est répréhensible et peut être puni par la Loi, quelque chose à laquelle votre société n'aimerait pas se frotter. Même si vous obtenez un accord verbal, vous serez toutefois mieux protégé par un accord écrit.

6. Structure de votre communiqué de presse

En général, un communiqué de presse possède une structure bien précise. En voici les éléments, dans l'ordre d'apparition :

Le titre

C'est l'information la plus importante de votre communiqué de presse car il doit être capable de capter l'attention par sa simple lecture. Ecrivez un mauvais titre et votre communiqué de presse ne sera pas lu, même si vous avez le meilleur contenu qui soit. Un très bon moyen de capter l'attention dans un titre est de poser une question qui poussera le lecteur à découvrir la réponse dans le corps de votre communiqué de presse. Une question du style : "Perdre du poids est facile si vous suivez ces quelques règles, suivez-vous ces règles pour perdre du poids ?".
Ce type de titre fait entrer le lecteur dans votre histoire, simplement parce qu'il veut savoir s'il entre dans le schéma de ces règles.
Essayez une question, cela permettra aux lecteurs d'entrer dans votre histoire.

Le chapeau

Le chapeau du communiqué de presse est le petit paragraphe d'une ou deux phrases maximum qui suit immédiatement votre titre. Il a pour objectif de vous donner une seconde chance de faire entrer votre lectorat dans votre histoire. Il est donc tout aussi important que votre titre. Le chapeau est un résumé du contenu de votre communiqué de presse ainsi qu’un court développement de votre titre.

Le corps

Il constitue la partie principale du communiqué de presse. Faites-le le plus simple possible. Allez droit au but, faites-le bref. Essayez de rester dans la fourchette de 175/200 à 300/350 mots maximum. Rappelez-vous que l'objectif du communiqué de presse est d'initier un contact avec les médias pour acquérir davantage d'informations, afin qu'ils puissent en tirer leurs propres conclusions. Amenez le lecteur vers votre site web si ce dernier propose des informations complémentaires. N'essayez pas de parler de l'historique de votre société à cet endroit.

7. Ecrire un titre attractif

Votre titre fera que votre communiqué de presse sera lu ou non. Aujourd'hui, plus qu'avant, les journalistes et les rédacteurs sont de plus en plus sollicités. La raison est non seulement évidente, mais aussi assez simple : il y a une trop forte abondance d'information.

En raison de l'augmentation des accès internet haut débit, de l’utilisation de l'email, des fichiers PDF, et tous les sites web de publication, les journalistes ont plus que jamais accès à des myriades d'informations. En conséquence, ils ne sélectionnent que les meilleurs communiqués.
Ce qui déterminera s'ils vont aller plus loin dans la lecture de votre communiqué de presse, c'est son titre. Si votre titre ne capte pas leur attention, ils passeront au communiqué suivant. Approximativement 85% des communiqués de presse ne sont pas lus à cause de leur titre.
Pour les actualités générales, les annonces sont un bon moyen lorsque vous ciblez votre activité en particulier : "La société XYZ annonce l'arrivée de Jean Dupont comme nouveau directeur financier". Si la société est reconnue dans son activité, ce type de titre captera l'attention et possède naturellement un intérêt médiatique.

En conclusion

Ces quelques conseils vous aideront à rédiger et à optimiser l’impact et l’efficacité de vos communiqués de presse, quelque soit le support de distribution que vous choisirez. Gardez simplement à l’esprit quelques points : un communiqué de presse est une pseudo-histoire, racontée à la troisième personne, qui cherche à démontrer aux éditeurs et aux journalistes l’intérêt médiatique d’une personne en particulier, d’un événement, d’un service ou d’un produit.
Votre titre est l’aspect le plus important dans votre communiqué de presse, il doit être capable de capter l’attention de votre lectorat.
S’il ne remplit pas cette condition, c’est tout votre communiqué de presse qui est occulté, aucune chance donc qu’il soit retenu pour publication dans d’autres médias. Enfin, employez un langage adapté pour que votre communiqué soit compréhensible par tous.